一、品名與料號首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應必備的最基本資料。

供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。

二、數(shù)量通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。

三、規(guī)格書規(guī)格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語形式呈現(xiàn)以利溝通。

四、“品質”要求表達詢價項目品質規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。

五、報價基礎“報價基礎”通常包括報價的“幣值”與“貿易條件”，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運費是否內含則另議）”來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至于是否以采購當?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

六、采購方的“付款條件”有關付款條件，雖然雙方都有各自的公司政策，采購方希望付款時間愈晚愈好。相反，供應商當然是認為愈早愈好。采購方有義務讓賣方了解其公司內部的標準付款條件，供應商也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需雙方經協(xié)議后所訂定。

七、“交期”與“包裝”交期的要求包括采購方對采購產品需要的時間，以及供應商需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依采購方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨。八、“運送地點”與“交貨方式”運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。關于運送方式，后面也將有單獨一方法進行論述。九、“售后服務”與“保證期限”在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內容等等，因其牽涉到采購持有成本。十、報價到期日為了方便采購比價作業(yè)的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。十一、“保密協(xié)定”的簽署文件在一些新產品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份“保密協(xié)定”的文件，要求供應商在一規(guī)范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數(shù)量預測、詢價的技術要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。十二、采購人員與技術人員的姓名及聯(lián)絡電話將采購人員與技術人員的姓名及聯(lián)絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯(lián)絡電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。