一、規(guī)范的格式絕大多數(shù)情況下，你所聯(lián)系的導(dǎo)師和你，都互為陌生人，是第一次交流。

因此，在郵件的格式方面，一定要做到非常規(guī)范，切不可像平時(shí)和熟悉的老師、朋友之間的交流那樣隨意。一般來說，郵件的寫作格式就是普通信件的格式，開頭要有必要的敬稱、問候語，接下來是正文，最后是祝福語和署名，這一點(diǎn)相信大家都知道。需要注意的是，中英文的信件格式不一樣，如果是給中國(guó)老師發(fā)郵件，遵從中文格式比較合適，但是給國(guó)外老師發(fā)郵件（現(xiàn)在許多國(guó)內(nèi)大學(xué)都會(huì)有外籍教師），務(wù)必使用英文格式，當(dāng)然還要用英語表達(dá)。值得一提的是，現(xiàn)在國(guó)內(nèi)大學(xué)里的海歸教師越來越多，這部分老師盡管是中國(guó)人，但是他們平時(shí)可能更習(xí)慣于英文的格式，所以要聯(lián)系海歸老師，也盡可能使用英文的格式。

二、清楚的表達(dá)這一點(diǎn)非常重要，部分同學(xué)會(huì)因?yàn)猷]件內(nèi)容表達(dá)不清而給后續(xù)的溝通帶來困擾。由于是第一次聯(lián)系，對(duì)老師來說，你是完全的陌生人，因此郵件中一定要把自己的基本情況介紹清楚。你叫什么名字，來自哪所大學(xué)，哪個(gè)學(xué)院，什么專業(yè)，哪一級(jí)的學(xué)生，這些基本的個(gè)人信息必不可少。在介紹自己之后，緊接著，就要說清楚寫這封郵件的目的，那就是選老師做自己的研究生導(dǎo)師。接下來，你需要對(duì)自己在本科期間的學(xué)習(xí)情況、參加科研項(xiàng)目的情況、論文寫作和發(fā)表的情況（如果有的話）、獲獎(jiǎng)情況、參加社會(huì)實(shí)踐的情況等“事跡”進(jìn)行更為詳細(xì)的敘述。在介紹過程中，優(yōu)先突出自己在學(xué)業(yè)方面的表現(xiàn)，各種社團(tuán)、學(xué)生會(huì)、兼職的事項(xiàng)放在最后一筆帶過，或者干脆不寫。原因在于，多數(shù)導(dǎo)師都會(huì)更加喜歡愛學(xué)習(xí)的學(xué)生，而不是愛參加社會(huì)實(shí)踐的學(xué)生。郵件正文的最后，應(yīng)當(dāng)是你想問老師的問題，這一點(diǎn)看似簡(jiǎn)單，卻非常容易被學(xué)生忽視，許多學(xué)生就是由于這一部分沒寫好，從而影響到和老師的順利溝通。為什么要問老師問題呢？原因很簡(jiǎn)單，你寫這封郵件，就是期待老師的回復(fù)，讓他（她）告訴你是否對(duì)你有錄取意向。清楚地向潛在導(dǎo)師提問，很大程度上決定了，老師能不能給你滿意的回答。部分學(xué)生在寫完郵件后，沒有向老師提問，使得老師不知道如何回應(yīng)，只好以簡(jiǎn)單的“歡迎報(bào)考”、“好的”、“祝你成功”之類應(yīng)付式的簡(jiǎn)短語句進(jìn)行回復(fù)，或者干脆不回復(fù)，而僅憑這些簡(jiǎn)短的語句，你并不能揣摩老師的意思。事實(shí)上，這并不是你想要的答案。所以，在郵件正文的最后，一定要向老師明確地提出希望他回答的問題，一般包括：老師是否有空缺的招生名額？對(duì)自己的情況是否滿意？老師對(duì)自己的學(xué)生有什么特別的要求嗎？等等。當(dāng)然，也可以向老師詢問準(zhǔn)備復(fù)試的建議。