留學(xué)申請(qǐng)是個(gè)系統(tǒng)規(guī)范的過程，每個(gè)細(xì)節(jié)都有同學(xué)們和家長(zhǎng)努力的心血，過程中必不可少的就是跟學(xué)校的溝通，一旦遇到任何著急或者無(wú)法解決的問題時(shí)，大家最需要的就是及時(shí)有效的跟學(xué)?？梢匀〉寐?lián)系。與學(xué)校溝通的方式主要有兩種：郵件溝通、電話溝通。今天這篇文章就來(lái)給大家介紹一下在于英國(guó)大學(xué)通過郵件溝通時(shí)候的一些技巧和注意事項(xiàng)。

郵件溝通適用于問題非十萬(wàn)火急，需要清晰表達(dá)、傳遞文件、或保留溝通記錄等情況。整體來(lái)說(shuō)，郵件的成本更低，時(shí)間更自由，精力消耗最少。掌握好以下幾點(diǎn)，它會(huì)是非常有效的溝通方式。

1.Fin the Right Person找到正確的人

跟學(xué)校溝通，要先根據(jù)問題類別找到正確的部門，否則郵件轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去，到不了負(fù)責(zé)人手中，只會(huì)白白浪費(fèi)時(shí)間。

與本科錄取相關(guān)的問題，跟 unergrauate amission office 溝通 與碩士錄取相關(guān)的問題，跟 postgrauate amission office 溝通 針對(duì)某個(gè)專業(yè) / 課程的問題，跟 programme irector 或?qū)W院負(fù)責(zé)人溝通 與語(yǔ)言課相關(guān)的問題，跟 language center 溝通 與宿舍申請(qǐng) / 分配相關(guān)的問題，跟 accommoation office 溝通 系統(tǒng)無(wú)法登陸或網(wǎng)頁(yè)無(wú)法使用，跟 IT 部門溝通

如果不確定自己要問的問題由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)，可以在發(fā)送給一個(gè)部門時(shí) 抄送 另一個(gè)部門。比如交完學(xué)費(fèi)未收到學(xué)校的收款確認(rèn)，大家可以給 cashier office 發(fā)郵件的同時(shí)，抄送 amission office。因?yàn)楦鱾€(gè)學(xué)校處理事情的流程不盡相同，無(wú)法明確知道這件事由收款辦公室處理，還是招生辦公室負(fù)責(zé)，同時(shí)發(fā)送可節(jié)省時(shí)間。

聯(lián)系方式可以從一下途徑找到：

1 ） 學(xué)校以往發(fā)來(lái)的郵件 ：發(fā)件人郵箱，或者郵件內(nèi)容、落款中都有可能找到你想要的聯(lián)系郵箱；

2 ） 學(xué)校 offer 或其他文件 ：文件頁(yè)眉、頁(yè)腳中通常都有聯(lián)系方式，文件內(nèi)容中也可能附有郵箱或電話；

3 ） 學(xué)校官網(wǎng) ：如果前兩種方式都沒找到想要的郵箱，就只能去官網(wǎng)查找，先看 contact 中是否有具體郵箱； amission office 的郵箱通常藏在 Stuy / Apply / Prospective Stuent 等項(xiàng)目下。

2.標(biāo)題很重要

學(xué)校每天處理大量郵件，尤其是申請(qǐng)高峰期，招生辦公室的老師們都在超負(fù)荷工作。如果你的郵件標(biāo)題沒擬好，會(huì)發(fā)現(xiàn)學(xué)校經(jīng)?；卮鸬梦牟粚?duì)題，解決不了你的問題。溝通講求效率，有些大公司內(nèi)部郵件甚至要求直接把 core points 寫在標(biāo)題中，只看標(biāo)題就能將問題分類。

做到標(biāo)題完全體現(xiàn)內(nèi)容不現(xiàn)實(shí)，但至少要告訴學(xué)校你要做的是什么。標(biāo)題中建議體現(xiàn)的內(nèi)容包括：

郵件類型如 Enquiry / Status follow up / Application / Request

問題類型如 Enquiry of specific entry requirement of MSc Management programme

你的身份如果已遞交申請(qǐng)，可加上姓名和學(xué)生號(hào)，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563 如果未遞交申請(qǐng)，處在問詢階段，可以對(duì)自己的身份進(jìn)行歸類，如 Enquiry of application timeline for international postgrauate applicants

提示信息需要對(duì)方特別重視的信息，可以放在標(biāo)題中，如 Postgrauate stuents accommoation application for September 2019 intake,airport pick-up require

特殊標(biāo)示緊急郵件請(qǐng)標(biāo)“ Urgent ”，需要找具體負(fù)責(zé)人，可以寫“ Atten + 姓名”，要求或不要求回復(fù)，可加“ Response (not) require ”

3.郵件內(nèi)容

一封完整郵件通常包含的內(nèi)容有：

對(duì)方稱呼：加上對(duì)方稱呼，或者簡(jiǎn)單打個(gè)招呼，是基本的社交禮貌。Dear Amission Officer Dear Professor Dear Sir/Maam Dear Mr. James Hi Sara,Hello Ms. Forrest 根據(jù)對(duì)方的身份以及你與對(duì)方的熟悉程度選擇合適的稱呼，初次溝通通常用 Dear，已經(jīng)熟悉了可以用 Hi 或 Hello

你是誰(shuí)：簡(jiǎn)單介紹自己，讓對(duì)方了解你的身份。比如 I am an international applicant intereste in applying for the MSc Marketing programme. 或者
I just submitte my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2019,an my application number is 123456.

你要做的事：說(shuō)明來(lái)意，用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言告訴對(duì)方你想做什么。不要過分介紹背景，不要大段鋪墊，不要找各種理由，不要復(fù)雜地描寫心理活動(dòng)，除非你要做的事真的非解釋不可，或者你寫郵件就是為了解釋特殊情況。

歪果仁和我們的腦回路不一樣，你鋪墊太多他們就找不到重點(diǎn)了，忽略了你真正想表達(dá)的內(nèi)容。就算要介紹背景，也建議大家先直擊重點(diǎn)表達(dá)意圖，再引入背景介紹。

你需要對(duì)方幫你做什么：這部分很重要，千萬(wàn)不要讓對(duì)方去猜。你希望對(duì)方回答你的問題，還是給你發(fā)送文件，或者盡快審理你的申請(qǐng)，用簡(jiǎn)潔而禮貌的方式表達(dá)出來(lái)，包括你有什么特殊要求。

結(jié)束語(yǔ)：結(jié)束時(shí)，禮貌地表示感謝或祝愿。不需要太冗長(zhǎng)，否則對(duì)方反而覺得不適。比如： Thank you for your time an patience Have a nice ay Best regars Warm regars Sincerely yours Best wishes

落款：落款處是自己的姓名，可附帶聯(lián)系方式以及學(xué)生號(hào)，或者其他能夠讓學(xué)校辨別你身份的信息。

【微語(yǔ)】出國(guó)留學(xué)，是人生的一次重要選擇，也許會(huì)有遺憾。不過，這樣的經(jīng)歷，也正是讓你成熟起來(lái)的標(biāo)志吧！