留學申請是個系統(tǒng)規(guī)范的過程，每個細節(jié)都有同學們和家長努力的心血，過程中必不可少的就是跟學校的溝通，一旦遇到任何著急或者無法解決的問題時，大家最需要的就是及時有效的跟學校可以取得聯(lián)系。與學校溝通的方式主要有兩種：郵件溝通、電話溝通。今天這篇文章就來給大家介紹一下在于英國大學通過郵件溝通時候的一些技巧和注意事項。

郵件溝通適用于問題非十萬火急，需要清晰表達、傳遞文件、或保留溝通記錄等情況。整體來說，郵件的成本更低，時間更自由，精力消耗最少。掌握好以下幾點，它會是非常有效的溝通方式。

1.Fin the Right Person找到正確的人

跟學校溝通，要先根據(jù)問題類別找到正確的部門，否則郵件轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，到不了負責人手中，只會白白浪費時間。

與本科錄取相關(guān)的問題，跟 unergrauate amission office 溝通 與碩士錄取相關(guān)的問題，跟 postgrauate amission office 溝通 針對某個專業(yè) / 課程的問題，跟 programme irector 或?qū)W院負責人溝通 與語言課相關(guān)的問題，跟 language center 溝通 與宿舍申請 / 分配相關(guān)的問題，跟 accommoation office 溝通 系統(tǒng)無法登陸或網(wǎng)頁無法使用，跟 IT 部門溝通

如果不確定自己要問的問題由哪個部門負責，可以在發(fā)送給一個部門時 抄送 另一個部門。比如交完學費未收到學校的收款確認，大家可以給 cashier office 發(fā)郵件的同時，抄送 amission office。因為各個學校處理事情的流程不盡相同，無法明確知道這件事由收款辦公室處理，還是招生辦公室負責，同時發(fā)送可節(jié)省時間。

聯(lián)系方式可以從一下途徑找到：

1 ） 學校以往發(fā)來的郵件 ：發(fā)件人郵箱，或者郵件內(nèi)容、落款中都有可能找到你想要的聯(lián)系郵箱；

2 ） 學校 offer 或其他文件 ：文件頁眉、頁腳中通常都有聯(lián)系方式，文件內(nèi)容中也可能附有郵箱或電話；

3 ） 學校官網(wǎng) ：如果前兩種方式都沒找到想要的郵箱，就只能去官網(wǎng)查找，先看 contact 中是否有具體郵箱； amission office 的郵箱通常藏在 Stuy / Apply / Prospective Stuent 等項目下。

2.標題很重要

學校每天處理大量郵件，尤其是申請高峰期，招生辦公室的老師們都在超負荷工作。如果你的郵件標題沒擬好，會發(fā)現(xiàn)學校經(jīng)常回答得文不對題，解決不了你的問題。溝通講求效率，有些大公司內(nèi)部郵件甚至要求直接把 core points 寫在標題中，只看標題就能將問題分類。

做到標題完全體現(xiàn)內(nèi)容不現(xiàn)實，但至少要告訴學校你要做的是什么。標題中建議體現(xiàn)的內(nèi)容包括：

郵件類型如 Enquiry / Status follow up / Application / Request

問題類型如 Enquiry of specific entry requirement of MSc Management programme

你的身份如果已遞交申請，可加上姓名和學生號，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563 如果未遞交申請，處在問詢階段，可以對自己的身份進行歸類，如 Enquiry of application timeline for international postgrauate applicants

提示信息需要對方特別重視的信息，可以放在標題中，如 Postgrauate stuents accommoation application for September 2019 intake,airport pick-up require

特殊標示緊急郵件請標“ Urgent ”，需要找具體負責人，可以寫“ Atten + 姓名”，要求或不要求回復，可加“ Response (not) require ”

3.郵件內(nèi)容

一封完整郵件通常包含的內(nèi)容有：

對方稱呼：加上對方稱呼，或者簡單打個招呼，是基本的社交禮貌。Dear Amission Officer Dear Professor Dear Sir/Maam Dear Mr. James Hi Sara,Hello Ms. Forrest 根據(jù)對方的身份以及你與對方的熟悉程度選擇合適的稱呼，初次溝通通常用 Dear，已經(jīng)熟悉了可以用 Hi 或 Hello

你是誰：簡單介紹自己，讓對方了解你的身份。比如 I am an international applicant intereste in applying for the MSc Marketing programme. 或者
I just submitte my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2019,an my application number is 123456.

你要做的事：說明來意，用簡單的語言告訴對方你想做什么。不要過分介紹背景，不要大段鋪墊，不要找各種理由，不要復雜地描寫心理活動，除非你要做的事真的非解釋不可，或者你寫郵件就是為了解釋特殊情況。

歪果仁和我們的腦回路不一樣，你鋪墊太多他們就找不到重點了，忽略了你真正想表達的內(nèi)容。就算要介紹背景，也建議大家先直擊重點表達意圖，再引入背景介紹。

你需要對方幫你做什么：這部分很重要，千萬不要讓對方去猜。你希望對方回答你的問題，還是給你發(fā)送文件，或者盡快審理你的申請，用簡潔而禮貌的方式表達出來，包括你有什么特殊要求。

結(jié)束語：結(jié)束時，禮貌地表示感謝或祝愿。不需要太冗長，否則對方反而覺得不適。比如： Thank you for your time an patience Have a nice ay Best regars Warm regars Sincerely yours Best wishes

落款：落款處是自己的姓名，可附帶聯(lián)系方式以及學生號，或者其他能夠讓學校辨別你身份的信息。

【微語】出國留學，是人生的一次重要選擇，也許會有遺憾。不過，這樣的經(jīng)歷，也正是讓你成熟起來的標志吧！