英國留學(xué)必備溝通技能---E-Mail
留學(xué)申請(qǐng)是個(gè)系統(tǒng)規(guī)范的過程,每個(gè)細(xì)節(jié)都有同學(xué)們和家長(zhǎng)努力的心血,過程中必不可少的就是跟學(xué)校的溝通,一旦遇到任何著急或者無法解決的問題時(shí),大家最需要的就是及時(shí)有效的跟學(xué)??梢匀〉寐?lián)系。與學(xué)校溝通的方式主......
留學(xué)申請(qǐng)是個(gè)系統(tǒng)規(guī)范的過程,每個(gè)細(xì)節(jié)都有同學(xué)們和家長(zhǎng)努力的心血,過程中必不可少的就是跟學(xué)校的溝通,一旦遇到任何著急或者無法解決的問題時(shí),大家最需要的就是及時(shí)有效的跟學(xué)??梢匀〉寐?lián)系。與學(xué)校溝通的方式主要有兩種:郵件溝通、電話溝通。今天這篇文章就來給大家介紹一下在于英國大學(xué)通過郵件溝通時(shí)候的一些技巧和注意事項(xiàng)。
郵件溝通適用于問題非十萬火急,需要清晰表達(dá)、傳遞文件、或保留溝通記錄等情況。整體來說,郵件的成本更低,時(shí)間更自由,精力消耗最少。掌握好以下幾點(diǎn),它會(huì)是非常有效的溝通方式。
1.Fin the Right Person找到正確的人
跟學(xué)校溝通,要先根據(jù)問題類別找到正確的部門,否則郵件轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去,到不了負(fù)責(zé)人手中,只會(huì)白白浪費(fèi)時(shí)間。
與本科錄取相關(guān)的問題,跟 unergrauate amission office 溝通 與碩士錄取相關(guān)的問題,跟 postgrauate amission office 溝通 針對(duì)某個(gè)專業(yè) / 課程的問題,跟 programme irector 或?qū)W院負(fù)責(zé)人溝通 與語言課相關(guān)的問題,跟 language center 溝通 與宿舍申請(qǐng) / 分配相關(guān)的問題,跟 accommoation office 溝通 系統(tǒng)無法登陸或網(wǎng)頁無法使用,跟 IT 部門溝通
如果不確定自己要問的問題由哪個(gè)部門負(fù)責(zé),可以在發(fā)送給一個(gè)部門時(shí) 抄送 另一個(gè)部門。比如交完學(xué)費(fèi)未收到學(xué)校的收款確認(rèn),大家可以給 cashier office 發(fā)郵件的同時(shí),抄送 amission office。因?yàn)楦鱾€(gè)學(xué)校處理事情的流程不盡相同,無法明確知道這件事由收款辦公室處理,還是招生辦公室負(fù)責(zé),同時(shí)發(fā)送可節(jié)省時(shí)間。
聯(lián)系方式可以從一下途徑找到:
1 ) 學(xué)校以往發(fā)來的郵件 :發(fā)件人郵箱,或者郵件內(nèi)容、落款中都有可能找到你想要的聯(lián)系郵箱;
2 ) 學(xué)校 offer 或其他文件 :文件頁眉、頁腳中通常都有聯(lián)系方式,文件內(nèi)容中也可能附有郵箱或電話;
3 ) 學(xué)校官網(wǎng) :如果前兩種方式都沒找到想要的郵箱,就只能去官網(wǎng)查找,先看 contact 中是否有具體郵箱; amission office 的郵箱通常藏在 Stuy / Apply / Prospective Stuent 等項(xiàng)目下。
2.標(biāo)題很重要
學(xué)校每天處理大量郵件,尤其是申請(qǐng)高峰期,招生辦公室的老師們都在超負(fù)荷工作。如果你的郵件標(biāo)題沒擬好,會(huì)發(fā)現(xiàn)學(xué)校經(jīng)?;卮鸬梦牟粚?duì)題,解決不了你的問題。溝通講求效率,有些大公司內(nèi)部郵件甚至要求直接把 core points 寫在標(biāo)題中,只看標(biāo)題就能將問題分類。
做到標(biāo)題完全體現(xiàn)內(nèi)容不現(xiàn)實(shí),但至少要告訴學(xué)校你要做的是什么。標(biāo)題中建議體現(xiàn)的內(nèi)容包括:
郵件類型如 Enquiry / Status follow up / Application / Request
問題類型如 Enquiry of specific entry requirement of MSc Management programme
你的身份如果已遞交申請(qǐng),可加上姓名和學(xué)生號(hào),如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563 如果未遞交申請(qǐng),處在問詢階段,可以對(duì)自己的身份進(jìn)行歸類,如 Enquiry of application timeline for international postgrauate applicants
提示信息需要對(duì)方特別重視的信息,可以放在標(biāo)題中,如 Postgrauate stuents accommoation application for September 2019 intake,airport pick-up require
特殊標(biāo)示緊急郵件請(qǐng)標(biāo)“ Urgent ”,需要找具體負(fù)責(zé)人,可以寫“ Atten + 姓名”,要求或不要求回復(fù),可加“ Response (not) require ”
3.郵件內(nèi)容
一封完整郵件通常包含的內(nèi)容有:
對(duì)方稱呼:加上對(duì)方稱呼,或者簡(jiǎn)單打個(gè)招呼,是基本的社交禮貌。Dear Amission Officer Dear Professor Dear Sir/Maam Dear Mr. James Hi Sara,Hello Ms. Forrest 根據(jù)對(duì)方的身份以及你與對(duì)方的熟悉程度選擇合適的稱呼,初次溝通通常用 Dear,已經(jīng)熟悉了可以用 Hi 或 Hello
你是誰:簡(jiǎn)單介紹自己,讓對(duì)方了解你的身份。比如 I am an international applicant intereste in applying for the MSc Marketing programme. 或者
I just submitte my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2019,an my application number is 123456.
你要做的事:說明來意,用簡(jiǎn)單的語言告訴對(duì)方你想做什么。不要過分介紹背景,不要大段鋪墊,不要找各種理由,不要復(fù)雜地描寫心理活動(dòng),除非你要做的事真的非解釋不可,或者你寫郵件就是為了解釋特殊情況。
歪果仁和我們的腦回路不一樣,你鋪墊太多他們就找不到重點(diǎn)了,忽略了你真正想表達(dá)的內(nèi)容。就算要介紹背景,也建議大家先直擊重點(diǎn)表達(dá)意圖,再引入背景介紹。
你需要對(duì)方幫你做什么:這部分很重要,千萬不要讓對(duì)方去猜。你希望對(duì)方回答你的問題,還是給你發(fā)送文件,或者盡快審理你的申請(qǐng),用簡(jiǎn)潔而禮貌的方式表達(dá)出來,包括你有什么特殊要求。
結(jié)束語:結(jié)束時(shí),禮貌地表示感謝或祝愿。不需要太冗長(zhǎng),否則對(duì)方反而覺得不適。比如: Thank you for your time an patience Have a nice ay Best regars Warm regars Sincerely yours Best wishes
落款:落款處是自己的姓名,可附帶聯(lián)系方式以及學(xué)生號(hào),或者其他能夠讓學(xué)校辨別你身份的信息。
【微語】出國留學(xué),是人生的一次重要選擇,也許會(huì)有遺憾。不過,這樣的經(jīng)歷,也正是讓你成熟起來的標(biāo)志吧!
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出國留學(xué)需要掌握以下生存技能:學(xué)習(xí)并熟練掌握當(dāng)?shù)卣Z言,這是最基本的溝通技能。如果可能,學(xué)習(xí)一門或多門其他語言,以增加交流機(jī)會(huì)和拓寬視野。熟悉并運(yùn)用國際流行的社交軟件,如Facebook、Twitter、LinkedIn和Instagram。...
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都說入鄉(xiāng)隨俗,入鄉(xiāng)隨俗,看似簡(jiǎn)單,其中需要注意的細(xì)節(jié)也不少呢~9月是開學(xué)季,趕緊趁熱打鐵跟隨老司機(jī)的步伐好好學(xué)習(xí)一下腐國人民的生活習(xí)俗吧,還能現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣哦~...
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