沒有比英國更喜歡收發(fā)郵件的國家了，家人親人同事，私事公事無論巨細(xì)，都愛說 rop me a few lines. 國外很流行的手機(jī)聊天軟件What’s Up（相當(dāng)于我們的微信）在英國的市場普及率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于歐洲其他國家，為啥？因?yàn)槿思矣擞X得有個(gè)郵箱地址即可天下無敵。那么怎樣寫出讓英國人都覺得漂亮的郵件呢？

principals:

寫郵件基本原則：

1. Who Is Your Reaer? 寫給誰看？

在寫郵件前的第一件事！想想這封郵件是寫給誰看的。專業(yè)的郵件一般采取中立的語氣；糟糕語法或過分客氣都是不可取的。請注意正式語氣和非正式語氣之間的區(qū)別。

Examples:

Informal– Thanks for the email. / Yes,I got your email.

Formal– Thank you for your email receive15 February.

Informal– Sorry,I can’t make it.

Formal– I am afrai I will not be able toatten.

Informal– Can you…?

Formal– I was wonering if you coul….?

2. Be polite! 要有禮貌！

你可以直截了當(dāng)，但是任何時(shí)候都要保持禮貌。收到這封郵件的人可能會覺得你的直接是粗魯?shù)模袝r(shí)甚至是冒犯的，尤其是當(dāng)你用非母語寫作的時(shí)候。但是通過調(diào)整你的語氣和態(tài)度，你更有可能從收信人那里得到積極的回應(yīng)。

Examples:

Direct– I nee this in half an hour.

Inirect an polite – Woul it be possible to have this in half an hour?

Direct– There will be a elay.

Inirect– I’m afrai there will be a slightelay.

Direct– It’s a ba iea.

Inirect– To be honest,I’m not sure it woul be a goo iea.

千萬不要學(xué)那些美國電影中的俚語行話！即使是普通的美國人，他們也不會那么說，更不用說那么傲嬌的英國人了。

3. Be positive! 要積極向上！

你的郵件是你為自己創(chuàng)造的形象。你所使用的語言文字反映了你對生活的態(tài)度，所以在選詞造句式要聰明些。如果你想從郵件接收者那里得到積極的回應(yīng)的話，就首先要傳達(dá)積極的信息給他們。

Examples:

positive: helpful,goo question,agree,together,useful,I’ be elighte,mutual,hope,benefit,opportunity,excite,happy…

Negative: busy,crisis,failure,forget it,I can’t,it’s impossible,waste,

har,ifficult,reject,refuse,ba,poor…

前一陣很火的那個(gè)段子是 If you want to say Thank you,on’t say Sorry. 就正是這個(gè)意思。同一個(gè)場景，可以用正負(fù)兩種方法來表達(dá)，就像那個(gè)著名的半杯水。選擇有正能量的那個(gè)。

4. Re-Check the Grammar 再三檢查語法

給自己留些時(shí)間去檢查下寫好的郵件；在發(fā)送之前一定反復(fù)閱讀和編輯郵件。仔細(xì)檢查基本語法、拼寫、大寫字母、標(biāo)點(diǎn)符號、表達(dá)和語氣等。一個(gè)小小的錯(cuò)誤都可能導(dǎo)致誤解、尷尬、甚至冒犯。

Tips: KISS principal

Keep It Short an Simple.

謹(jǐn)記KISS（保持簡短）原則，使用短句子和簡單句。長語句比較難懂也不好理解。永遠(yuǎn)不要先寫好中文，再把內(nèi)容翻譯成英文發(fā)過去，這樣只會導(dǎo)致一些不明就里的語句。

5. Make it Roll 一來一回，鼓勵反饋

試著為你的郵件爭取反饋，鼓勵你的郵件接收者回信給你。在郵件里多問幾個(gè)問題是個(gè)很好的辦法，這是交流的開始。

Structure:

郵件基本結(jié)構(gòu)：

1. Subject Line 郵件主題

一定要有清晰明確地總結(jié)出郵件內(nèi)容的主題。如果是同一個(gè)主題，你在繼續(xù)追蹤回復(fù)，就不需要更改主題，直接回復(fù)并把之前所有的相關(guān)記錄附上。這有助于你日后整理郵件和處理問題。

注意：把郵件抄送給你的團(tuán)隊(duì)其他人非常重要。中國人不太喜歡用抄送這個(gè)功能，或許更因?yàn)槲覀冞B郵件也少寫，但是如果某項(xiàng)工作是多人都需要參與的，尤其當(dāng)要涉及另外一個(gè)人加入時(shí)，把整個(gè)帶有歷史紀(jì)錄的郵件一同抄送出去，是非常有必要的。

2. Appropriate Salutation 對方稱呼

郵件以對方合適的稱謂開頭。對方如果地位或資歷較高，你可以寫“親愛的xx（全名）先生/小姐/教授/博士”。如果不是很確定的話，通常就用“親愛的xx（名）”即可。在寫下名字前要仔細(xì)檢查，不要有拼寫錯(cuò)誤。不要忘了名字后面要加逗號。

3. Warm-Up 寒暄問候

接下來一般要寒暄問候或者表達(dá)感謝來暖場。如果是你給對方寫的第一封郵件，不要忘記做個(gè)自我介紹。

是的，英國人非常熱愛談?wù)撎鞖?，郵件里也不例外。說說天氣作為 warm-up永遠(yuǎn)不會出錯(cuò)。當(dāng)然，如果你們的郵件來回頻率比較高，那就多想點(diǎn)別的有聊的，圣誕節(jié)啊，春節(jié)啊，周末啊，出去玩啊什么的，一兩句就夠。對方會覺得很親切。

Example:

Dear John,

It was very niceto meet you at the XXXConference in Hong Kong last week. Greetings from frozen Beijing. I miss the warm weather we ha in Hong Kong so much!

Thank you for contacting me/ proviing somuch useful information /your prompt reply/getting back to me/ your feeback…

4. Email boy: Get Straight to the point 意愿清晰明了

郵件正文用來解釋你寫這封郵件的用意，告知對方你們共同關(guān)心事情的最新情況，陳述你先要和對方確認(rèn)的信息，提出問題尋求幫助或者希望得到對方進(jìn)一步解釋 ……所有這些的統(tǒng)一要求就是要清楚明確。

Tip #1.Keep it short 短一點(diǎn)

Try to keep your email short. Make theparagraphs short too.

盡量使郵件簡短，段落內(nèi)容也要盡量短。

Tip #2. Use Numbere points 用數(shù)字列舉要點(diǎn)

If you’ve got several questions or pointsto make,it’s very helpful to number them. Don’t number too much however in oneemail.

如果你有幾個(gè)問題或者要點(diǎn)要說明，用數(shù)字一條條列舉出來會很有幫助。但是同一封郵件內(nèi)不要列舉太多項(xiàng)。

5. En an Your Signature 結(jié)尾及簽名

Emails usually en with best wishes totheir reaers. Also you can say thanks again to them.

郵件通常以祝福結(jié)尾，當(dāng)然你也可以再次表達(dá)你的感謝。

Examples:

Thank you again for everything you’ve one.

Thank you for all your assistance.

Thank you a lot in avance.

Looking forwar to working with you.

See you soon after Spring Festival!

See you in Zagreb!

An on’t forget your signature! Your fullChinese pinyin name as signature is preferre in serious emails.

不要忘記你的簽名！正式場合的郵件中，推薦使用你的中文全名的拼音。很多外國人現(xiàn)在更樂意使用對方的原本的名字，而不是他們的 western names，里面更多表示的是對對方的尊重。但是在business場合，有個(gè)能讓別人瞬間識別的名字能加大被記住的可能性。

以上呢就是海老師為大家整理的寫郵件注意事項(xiàng)，希望能夠有效幫助到各位同學(xué)。在此預(yù)祝大家早日拿到offer！

2019年英國申請進(jìn)行時(shí)，歡迎各位同學(xué)家長聯(lián)系留求藝留學(xué)烏魯木齊分公司。如需進(jìn)一步了解，或有任何相關(guān)疑問，歡迎咨詢海老師。如果您對自己是否適合英國留學(xué)還有疑慮，更歡迎來留求藝留學(xué)評估，以便給各位同學(xué)進(jìn)行準(zhǔn)確定位。在此我們祝愿廣大留學(xué)生能夠順利出國深造，將來學(xué)有所成。