Memo是向員工或同事傳達(dá)重大決策或政策變化的絕佳方式?；〞r(shí)間寫一份好的Memo很重要，這樣你的信息就能按照你想要的方式傳達(dá)出來。標(biāo)準(zhǔn)的Memo會(huì)被分成幾部分來組織信息，并幫助實(shí)現(xiàn)你的目的。本文概述了Memo每部分應(yīng)該涵蓋的主要內(nèi)容，一起來看一看吧！

一、開始

Memo的目的通常出現(xiàn)在開頭段落中，涵蓋目的、背景和問題，以及具體的工作或任務(wù)。你需要給讀者一個(gè)Memo內(nèi)容的簡要概述。

二、背景

這一部分是你正在解決的問題的事件、環(huán)境或背景。你可以用一段話或幾個(gè)句子來建立背景并陳述問題。例如："Through market research and analysis..."。只涵蓋你的讀者需要的內(nèi)容，但是一定要清楚。

三、任務(wù)

Memo的一個(gè)重要部分是任務(wù)陳述，你應(yīng)該描述你正在做什么來幫助解決問題。如果要求采取行動(dòng)，你的任務(wù)可能會(huì)以這樣的句子開頭："You asked that I look at...."。如果你想解釋你的意圖，你可以說："To determine the best method of promoting the new fall line,I will...."。

不要漫談無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)。如果你很難把任務(wù)用語言表達(dá)出來，考慮一下你是否已經(jīng)明確了情況。準(zhǔn)備寫Memo之前，你可能需要做更多的計(jì)劃。

四、總結(jié)

如果你的Memo超過一頁，你可能需要有一個(gè)單獨(dú)的總結(jié)部分。然而，這一部分對于簡短的Memo來說是不必要的，也不應(yīng)該占用太多的空間。這一部分簡要陳述了你所達(dá)成的主要建議。這些將幫助你的讀者立即理解Memo的要點(diǎn)。這一部分也可能包括你在研究中使用的方法和來源的參考。

五、討論

討論部分是Memo中最長的部分，也是涵蓋所有支持你觀點(diǎn)的細(xì)節(jié)的部分。從最重要的信息開始。這可能意味著你將從關(guān)鍵的發(fā)現(xiàn)或建議開始。從最基本的信息開始，然后轉(zhuǎn)向具體的或支持性的事實(shí)(提供細(xì)節(jié)時(shí)一定要使用相同的格式，從最強(qiáng)到最弱)。討論部分包括Memo中支持你論點(diǎn)的觀點(diǎn)、事實(shí)和研究。需要給出有力的觀點(diǎn)和證據(jù)，以說服讀者遵循你的建議行動(dòng)。

六、結(jié)束

讀者理解了你所有的信息之后，你應(yīng)該以一個(gè)禮貌的結(jié)尾來結(jié)束，說明你希望讀者采取什么行動(dòng)。確保你考慮了讀者將如何從期望的行動(dòng)中受益，以及你如何使這些行動(dòng)更容易。例如，你可能會(huì)說："I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make."

七、附件

確保你記錄下你的發(fā)現(xiàn)或者在必要的時(shí)候提供詳細(xì)的信息。你可以通過附上列表、圖表、表格等來做到這一點(diǎn)。請務(wù)必在Memo中提及你的附件，并在結(jié)束語下方添加注釋，如下所示：Attached: Focus Group Results,January- May 2007

通過本文，同學(xué)應(yīng)該大致了解了Memo每部分的主要內(nèi)容。建議同學(xué)在寫Memo時(shí)盡可能地涵蓋這些內(nèi)容，這樣你的Memo才會(huì)比較全面。